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12.5.2021

Wissen ist Geld - Ursachen für Retouren bei Backwaren

Es gibt viele Möglichkeiten, die Mengen von produzierten Backwaren zu optimieren, was zwangsläufig zur Reduzierung der Retourenquoten führt. Das Ziel sollte sein, den Umsatz beizubehalten und keine weiteren Ausverkäufe entstehen zu lassen, das ist der bekannte Spagat. Wir werden Ihnen kurz und knapp wertvolle Tipps geben, wie Sie mit Hilfe moderner Hilfsmittel Ihre Deckungsbeiträge erhöhen und mehr Umsatz erwirtschaften können. Im ersten Artikel unserer Reihe geben wir Ihnen Tipps, wie Sie die Retourenquote generell reduzieren können. 

Obwohl Brot eines der beliebtesten Lebensmittel der Deutschen ist, gehören Backwaren zu den am häufigsten weggeworfenen Lebensmitteln. Während der Produktion innerhalb der Backstube fallen dabei kaum Lebensmittelabfälle an. An den gesamten Backwaren Abfällen von 1,7 Mio. Tonnen jährlich beträgt der Anteil von Bäckereien rund 36 %, der Handel hat einen Anteil von ca. 13%. Der Anteil an Retouren zeigt auch, dass mehrere hunderttausend Tonnen Brot gar nicht erst die Möglichkeit bekommen verzehrt zu werden, sondern direkt zu Tierfutter verarbeitet, in Biogasanlagen energetisch verwertet oder in Müllverbrennungsanlagen vernichtet werden. Die durch Retouren verursachten  Backwaren Verluste betragen in Deutschland so ca. 600.000 t pro Jahr.

Retouren sind nicht nur aus betriebswirtschaftlichen, sondern auch aus ethischen, ökologischen und sozialen Gründen ein Problem, womit jeder Bäcker täglich konfrontiert wird.
Kunden erwarten volle Regale bei 100% Qualität und Frische. Aber volle Regale und ofenfrische Brote kurz vor dem Ladenschluss erzeugen ein hohes Maß an Retouren. Die vertraglichen Verpflichtungen der Bäckereien in Supermärkten und Discountern, die in ihren Vorkassenzonen Backshops unterhalten, tragen mit Klauseln bis kurz vor Feierabend noch eine hohe Warenpräsenz zu zeigen, dazu bei, Überschuss zu erzeugen. Noch immer gibt es keine Studie, die für Deutschland die genauen Retourenzahlen zu Brot und Backwaren erhoben hat. Bäckereien sprechen von Retouren-Quoten von 10 %. In Einzelfällen werden sogar 20+ % als Retourenquoten angegeben (*Thurn, V., Oertel G.C. Taste the Waste). Laut der Effizienzagentur NRW liegt die durchschnittliche Retourenquote bei 15%. In Zahlen umgerechnet bedeutet dies für eine Bäckerei mit 10 Filialen einen Verlust von 100.000 Euro im Jahr (laut der Rechnung der Einrichtung des Landes NRW). Einmal Beispielhaft:

In einem Bäckereibetrieb mit etwa 20 Filialen kehren pro Jahr etwa 750.000 Brötchen als Retouren in die Bäckerei zurück. Liegt der Verkaufspreis pro Brötchen bei 30 Cent, hätte die Bäckerei beim Abverkauf der Backwaren ihren Umsatz um rund 225.000 Euro steigern können. Da der Bäckereiinhaber seinen Verlust jedoch erwartet, kalkuliert er ihn im Bruttoverkaufspreis jedes einzelnen Brötchens mit ein. Der Bruttoverkaufspreis setzt sich aus folgenden Faktoren zusammen: Rohstoff- und Betriebskosten, Risiko, Retouren, Gewinn und 7% Mehrwertsteuer. Womit der erwartete Verlust von den Kunden der Bäckerei getragen wird. Dem Bäckereiunternehmen entgeht durch die nicht verkauften Brötchen ein Gewinn von rund 100.000 Euro. Das Finanzamt nimmt etwa 25.000 bis 30.000 Euro weniger Steuern ein, da das Unternehmen die Retouren als Verlust abschreiben kann.

Mit jedem gesenkten Prozentsatz könnte der Betrieb allein an Rohstoffen Kosten von 7.000 Euro im Jahr sparen (dazu kämen noch Personal, Energie und Maschinenkosten).

Der erste und entscheidende Schritt, um Retouren zu optimieren, ist die Erfassung des Status quo und damit eine Messung der Verluste von Brot- und Backwaren sowie die Analyse der Ursachen. Die Kunden erwarten frische Ware, hohe Qualität und große Auswahl. Da bei Backwaren die Optik und Frische entscheidet, lässt sich vorproduzierte Ware meistens nur am gleichen Tag verkaufen. Wenn der Kundenbedarf falsch eingeschätzt wird und zu viel vorproduziert wird, entsteht ein Überangebot und damit die Basis für Retouren.

Die größten Verluste entstehen dabei schon am Vortag - direkt beim Bestellprozess.
3 Ursachen für hohe Retourenquoten sind dort:

  • Keine ausreichende Informationsbasis für die Bestellungen
  • Mangelndes Fachwissen der Mitarbeiter im Verkauf
  • Fehlende Information zu den Kennzahlen in den Filialen

Laut den Experten der NRW Effizienz-Agentur, befassen sich viele Bäckereien zu wenig mit der Menge an Backwaren, die sie wegwerfen. Die Agentur bietet Bäckern eine kostenlose Erstberatung an und übernimmt dann bis zu 50 % der Kosten.

Wer seine Prozesse selbst überprüfen möchte, sollte versuchen herauszufinden, welche Faktoren (wie z.B. Wetter, Wochentag, Feiertag, Sortimentsgestaltung, etc.) die Retouren beeinflussen. Genaue Auswertungen der verkauften Mengen an Brot und Backwaren müssen erstellt und täglich an die Warenmenge angepasst werden. 

Eine Lösung bestünde darin, eine ABC-Analyse durchzuführen: Die A-Artikel, die mit 25-30 Produkten 75 % des Umsatzes ausmachen, sollten bis zum Feierabend angeboten werden. Damit die Umsätze optimal sind und keine Ausverkäufe auftreten, sollten die Retouren zwischen 10-15 % ausfallen. Die B- und C-Artikel sollten hingegen nur in geringen Stückzahlen produziert und zeitnah abverkauft werden. Im Fokus sollte das Hauptsortiment stehen und den Kunden auch bis zum Ladenschluss ausreichend zur Verfügung stehen. 

Weniger Vielfalt, weniger Retouren. Ein bewusst reduziertes Sortiment am Nachmittag kann ebenfalls zu niedrigeren Retouren beitragen. Mit einem schmalen Sortiment lässt sich ein einfacher Warendruck aufbauen. Zudem sollten Sie darauf achten, A-Artikel mit niedrigem Deckungsbeitrag nicht so prominent zu platzieren. Denn der Warenwert für ein entsorgtes Brot ist viel akzeptabler als der eines teuren Snackartikels.

Die Fokussierung auf  A-Artikel oder eine verringerte Angebotsvielfalt sind jedoch nur 2 Möglichkeiten, um seine Retouren zu reduzieren. Mit Hilfe von Beratung, Auswertung der Retouren, Analyse und Kostentransparenz der A-B-C Artikel sowie einem Einsatz der richtigen Technik kann man es darüber hinaus schaffen, die Retouren deutlich zu senken. 

Wäre es nicht am besten, wenn in der Filiale die Mitarbeiter tagesaktuell wissen würden, wie viel Ware sie für den Folgetag bestellen müssen? Klar - das ist die Idealvorstellung, die viel manuelle Arbeit und Rechnerei erfordert. Die Auswertung der Retourenquoten und die Analyse der Bestellungen kostet Zeit und Geld. Und genau da können moderne Hilfsmittel wie Software-Lösungen helfen.

Verkaufsverteilung durch Delicious Data

Auch wir können Ihnen dabei helfen, den Herausforderungen wie Fachkräftemangel und Bauchgefühl-Prognosen entgegen zu wirken. Unsere Lösung optimiert die Bestellplanung und die damit zusammenhängenden Ausverkäufe und Retouren mit Hilfe von künstlicher Intelligenz. So entsteht ein 100 % automatisierter Bestellprozess, mit 30 % weniger Retouren und 20 % weniger Ausverkäufen. Unsere Prognoselösung generiert täglich für jede Filiale und jeden Artikel eine neue Bestellempfehlung und schickt diese automatisch an die Kasse. Das Filialpersonal bekommt direkt einen optimalen Bestellvorschlag, die Bestellungen sind datenbasiert, orientieren sich an der Umsatzentwicklung, dem Wetter, der Saison, den Feiertagen und sind nicht mehr vom Bauchgefühl eines Einzelnen abhängig. Die automatisierte To-Do-Liste ermöglicht es zudem, den ganzen Tag das Personal gezielt zu unterstützen und schafft somit Freiraum, den Fokus wieder mehr auf den Verkauf und den Kunden zu richten. 

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